Dziennik budowy to urzędowy rejestr przebiegu robót, a nie zwykły notatnik inwestora. Inwestor odpowiada za jego uzyskanie i pierwszy wpis, natomiast kierownik budowy prowadzi bieżącą dokumentację prac. Wpisy muszą być chronologiczne, czytelne, trwałe i wykonywane bez pozostawiania wolnych miejsc na późniejsze dopiski.
Czym jest dziennik budowy?
Dziennik budowy dokumentuje roboty, ważne zdarzenia, kontrole, przestoje i zmiany związane z realizacją inwestycji. Jest jednym z podstawowych dokumentów wykorzystywanych przy zakończeniu budowy oraz przy zgłoszeniu obiektu do użytkowania. Na jego podstawie można odtworzyć kolejność prac i sprawdzić, kto odpowiadał za poszczególne czynności.
Dokument trzeba uzyskać i zarejestrować przed rozpoczęciem robót wymagających jego prowadzenia. Właściwy organ wydaje dziennik w formie papierowej albo udostępnia Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB). Brak dziennika lub prowadzenie go w sposób nierzetelny może skutkować grzywną, problemami z zakończeniem inwestycji i opóźnieniem uzyskania pozwolenia na użytkowanie.
Jak zarejestrować dziennik budowy?
W przypadku papierowego dokumentu wniosek składa inwestor lub jego pełnomocnik w organie właściwym dla inwestycji, najczęściej w starostwie powiatowym albo urzędzie miasta na prawach powiatu. Szczegółowy tryb i formularz mogą zależeć od właściwego urzędu. Rejestracja wygląda zazwyczaj następująco:
- Przygotuj wniosek – podaj dane inwestora, adres i rodzaj budowy oraz informacje dotyczące pozwolenia na budowę albo zgłoszenia.
- Dołącz wymagane dokumenty – zwykle kopię decyzji o pozwoleniu na budowę lub dane zgłoszenia, a przy działaniu przez pełnomocnika także pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej, jeśli jest wymagana.
- Złóż dokumenty w urzędzie – organ sprawdzi wniosek, nada dziennikowi numer i opieczętuje jego strony.
- Odbierz zarejestrowany dziennik – przed rozpoczęciem robót sprawdź, czy numer, liczba stron i dane inwestycji są zgodne z dokumentacją.
W materiałach urzędowych często wskazuje się termin do 3 dni na wydanie zarejestrowanego dziennika, ale przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualną procedurę w swoim urzędzie. Papierowy dziennik kupiony samodzielnie, na przykład w księgarni, również wymaga rejestracji. Nie można rozpocząć prac tylko dlatego, że ma się pusty druk.
Alternatywą jest EDB. Wpisy wykonuje się w systemie elektronicznym, a dostęp otrzymują osoby uprawnione wskazane przy inwestycji. Elektroniczna forma ułatwia dostęp do dokumentu i ogranicza ryzyko fizycznego zniszczenia, ale nie zmienia zasad dotyczących zakresu wpisów, chronologii ani odpowiedzialności uczestników budowy.
Co wpisać na stronie tytułowej?
Stronę tytułową w zakresie danych urzędowych wypełnia organ wydający dziennik. Inwestor powinien sprawdzić, czy znajdują się na niej najważniejsze informacje:
- numer dziennika budowy,
- data wydania i liczba stron,
- imię i nazwisko albo nazwa inwestora,
- rodzaj oraz dokładny adres budowy,
- numer i data pozwolenia na budowę albo dane zgłoszenia,
- oznaczenie organu, który wydał pozwolenie lub przyjął zgłoszenie.
Pierwszego wpisu dokonuje inwestor. Wskazuje w nim wykonawcę, jeżeli został ustanowiony, oraz dane kierownika budowy, a także projektanta sprawującego nadzór autorski i inspektora nadzoru inwestorskiego, jeśli uczestniczą w inwestycji. Osoby przejmujące obowiązki potwierdzają to datą i podpisem. Następnie kierownik budowy składa oświadczenie o przyjęciu funkcji, a geodeta może odnotować wytyczenie obiektu.
Jak prowadzić wpisy w trakcie budowy?
Bieżące wpisy prowadzi przede wszystkim kierownik budowy. Prawo do wpisów mają także inwestor, kierownik robót, projektant, inspektor nadzoru inwestorskiego, geodeta oraz uprawnieni pracownicy organów kontrolnych. Każda osoba wpisuje informacje związane z zakresem swoich czynności.
| Osoba | Zakres wpisów | Kiedy |
|---|---|---|
| Inwestor | Dane początkowe, ustanowienie uczestników budowy i istotne informacje organizacyjne | Przy rejestracji oraz gdy zachodzi potrzeba odnotowania spraw należących do jego roli |
| Kierownik budowy | Przebieg robót, kontrole, przestoje, zmiany, odbiory i zakończenie budowy | Na bieżąco, przy ważnych etapach i zdarzeniach |
| Geodeta | Wytyczenie obiektu oraz czynności geodezyjne związane z budową | Po wykonaniu pomiarów lub wytyczeniu elementów |
| Inspektor nadzoru | Wyniki kontroli, zalecenia i potwierdzenia odbioru robót | Podczas kontroli i odbiorów częściowych |
Wpis powinien zawierać datę, opis czynności lub zdarzenia oraz czytelne oznaczenie osoby dokonującej wpisu – imię, nazwisko, funkcję i podpis albo wymagane oznaczenie elektroniczne. Opis powinien pozwalać ustalić, co wykonano, w jakim zakresie i jakie ustalenia podjęto. Odnotowuje się między innymi wytyczenie budynku, wykonanie fundamentów, robót konstrukcyjnych i dachu, kontrole, przerwy w pracach, wstrzymanie robót oraz zmiany wpływające na przebieg inwestycji.
Wpisy wykonuje się w kolejności zdarzeń, w sposób trwały i czytelny. Nie wolno zostawiać wolnych miejsc, dopisywać informacji między wcześniejszymi wpisami ani pisać na odwrocie ponumerowanej strony. Jeżeli zabraknie miejsca, kolejny tom trzeba zarejestrować, a kierownik budowy powinien odnotować przejście do następnego tomu.
Błąd poprawia się przez skreślenie niewłaściwej treści tak, aby pozostała czytelna, wpisanie poprawnej informacji i podanie przyczyny korekty. Nie należy wymazywać, zamazywać ani usuwać pierwotnego wpisu. Zmiana kierownika budowy wymaga wpisu dotychczasowego kierownika o zakończeniu pełnienia funkcji i wpisu nowej osoby o przejęciu obowiązków wraz ze wskazaniem stanu zaawansowania robót.
Na co uważać przy prowadzeniu dziennika?
Nieprawidłowy dziennik może utrudnić odbiór budynku i wykazanie, że roboty prowadzono zgodnie z projektem. Szczególnie ryzykowne są przerwy w dokumentacji, brak podpisów, nieczytelne wpisy i uzupełnianie informacji po czasie. Dziennik powinien być przechowywany w bezpiecznym miejscu na budowie, a dostęp do niego powinny mieć osoby uprawnione.
Jeśli dokument zostanie zgubiony albo zniszczony, trzeba niezwłocznie zgłosić problem właściwemu organowi i odtworzyć dotychczasowe wpisy na podstawie dostępnych dowodów, takich jak protokoły, dokumentacja geodezyjna, faktury, zdjęcia czy oświadczenia uczestników budowy. Zakres odtworzenia powinien ustalić kierownik budowy, a przy poważnych brakach może być potrzebna pomoc rzeczoznawcy budowlanego.
Co zrobić z dziennikiem po zakończeniu budowy?
Po wykonaniu robót kierownik budowy dokonuje końcowego wpisu, potwierdzając zakończenie prac i uporządkowanie terenu, o ile stan faktyczny na to pozwala. Oryginał dziennika dołącza się do dokumentacji składanej przy zakończeniu budowy albo do wniosku o pozwolenie na użytkowanie, zależnie od procedury dotyczącej danego obiektu.
Inwestor powinien zachować kopie wpisów i pozostałą dokumentację powykonawczą. Dziennik może być później potrzebny podczas kontroli, przy przebudowie, rozbiórce albo ustalaniu historii technicznej budynku. Dlatego nie należy traktować go jako dokumentu, który traci znaczenie zaraz po zakończeniu robót.
Artykuł ma charakter informacyjny. Przy konkretnej inwestycji należy sprawdzić aktualne wymagania właściwego urzędu oraz przepisy Prawa budowlanego i rozporządzeń dotyczących dziennika budowy.
